Każdą czynność notarialną należy poprzedzić kontaktem (telefonicznym, pocztą e-mail) z notariuszem bądź pracownikiem kancelarii w celu ustalenia rodzaju dokumentów, jakie należy przedstawić w kancelarii. Po weryfikacji przez notariusza złożonych dokumentów, można ustalić termin sporządzenia aktu notarialnego. Zagwarantuje to sprawną obsługę oraz umożliwi notariuszowi czuwanie nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron danej czynności notarialnej. Informacje o miejscu i terminie uzyskania dokumentów niezbędnych do sporządzenia aktu notarialnego można uzyskać w odpowiednich instytucjach.
Informacje o instytucjach, w których można uzyskać niezbędne dokumenty:
Odpis z księgi wieczystej (elektronicznej) można uzyskać w każdym wydziale ksiąg wieczystych w sądach rejonowych na terenie kraju. Aktualną jak i zupełną treść księgi można przeglądać również pod adresem: ekw.ms.gov.pl
Dokumenty geodezyjne, w tym wypisy z rejestru gruntów, wyrysy z mapy ewidencyjnej, wypisy z kartoteki budynków wydawane są przez odpowiedniego dla miejsca położenia nieruchomości prezydenta miasta na prawach powiatu bądź starostę.
Zaświadczenia o przeznaczeniu terenu w planie zagospodarowania przestrzennego można uzyskać w urzędzie gminy miejsca położenia nieruchomości (wydział architektury).
Zaświadczenie wydawane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego o wywiązaniu się z obowiązku podatkowego (w zakresie podatku od spadków i darowizn).